Une embauche confirmée devrait déclencher bien plus qu’un email. Dossier collaborateur, documents, matériel, accès informatiques et validations mobilisent plusieurs équipes.
Qreew conçoit votre solution d’onboarding RH sur mesure. Nous combinons conseil RH, workflows, agents IA lorsque pertinents, intégrations et développement d’interfaces adaptées pour relier vos équipes et vos outils. Vous gagnez en visibilité et en fluidité sans renoncer aux contrôles humains.
Automatiser mon onboarding
Les pièces sont réunies avant l’arrivée.
La demande de matériel est suivie.
Le programme d’accueil est partagé.
C’est organiser automatiquement, dès l’embauche confirmée, tout ce qui doit se passer avant et après l’arrivée : dossier, documents, matériel, accès informatiques, relances et validations. Qreew conçoit cette solution sur mesure, autour de vos logiciels, avec des contrôles humains aux étapes sensibles. L’onboarding RH, c’est aussi ce qu’on appelle l’intégration d’un nouveau collaborateur : un processus d’intégration qui commence avant le premier jour et se termine après le premier mois.
Échange de 30 minutes, sans engagement. Pas besoin de changer de logiciel RH pour commencer.
Page mise à jour en par l’équipe Qreew.
Les informations se perdent entre emails, fichiers et logiciels. Une arrivée reportée oblige à prévenir plusieurs équipes, un document manque et personne ne sait où en est la préparation. Qreew commence par comprendre ces irritants, puis conçoit la solution adaptée : organisation du processus, connexions, automatisations, IA ou interface dédiée.
Votre équipe demande plusieurs fois les mêmes pièces et vérifie les réponses une à une. Nous pouvons concevoir un espace de collecte, organiser les demandes et assister les contrôles documentaires, avec validation humaine lorsque nécessaire.
Le manager découvre une arrivée imminente et l’IT n’a pas reçu la demande d’équipement. Nous pouvons connecter vos systèmes, distribuer les actions selon le profil et rendre les échéances visibles à chaque responsable.
Une date change, un document manque ou une autorisation bloque le dossier. La solution doit identifier l’exception, alerter la bonne personne et adapter le parcours selon vos règles, sans décision sensible prise automatiquement.
Vous reconnaissez ces situations ? Mesurez en 2 minutes où votre onboarding perd du temps.
Faire l’auto-diagnosticQreew part de votre organisation et construit un parcours cohérent. Nous pouvons relier vos logiciels, créer un portail dédié, automatiser les tâches répétitives et faire intervenir un agent IA lorsque l’analyse d’informations apporte une vraie valeur.
Les RH, l’IT et les managers disposent chacun des informations nécessaires. Les blocages sont visibles et les décisions sensibles restent humaines.
Vous gardez la maîtrise du processus.Le recrutement est confirmé. Le parcours et ses échéances sont créés ; les RH, l’IT et le manager reçoivent les tâches qui les concernent.
Le dossier, les accès et le programme d’accueil sont rapprochés. Les points bloquants restent visibles pour le responsable du parcours.
Les étapes encore ouvertes sont suivies et les responsables sont relancés. La réception du parcours est documentée avec vos équipes.
Nous vendons des solutions RH sur mesure, pas un catalogue d’agents préfabriqués. Selon le besoin, nous développons un agent IA, un workflow, une intégration ou une application, et ces éléments peuvent fonctionner ensemble. Un agent intervient quand il faut comprendre un document, rechercher une information ou préparer une action ; pour une simple notification ou un transfert de données, un workflow classique est souvent plus fiable et moins coûteux.
Nous cartographions comment se passent vos arrivées : où se perdent les informations, quelles tâches reviennent, quelles doubles saisies et quels oublis. Nous identifions ce qui mérite d’être simplifié, automatisé ou repensé.
Voir notre approcheDès l’embauche confirmée, le parcours se coordonne : notifications, transferts de données, validations et relances s’exécutent sans repartir de zéro à chaque arrivée.
Voir les workflowsATS, SIRH, signature électronique, messagerie et systèmes IT échangent leurs informations, lorsque leurs interfaces le permettent, sans changer vos logiciels.
Explorer les intégrationsL’arrivée de Camille est confirmée. Peux-tu valider son programme d’accueil ?
Il suit les étapes d’intégration, vérifie les documents, repère les tâches en retard et prépare les relances RH, managers ou IT. Un agent de contrôle documentaire peut analyser le dossier d’embauche et signaler une pièce manquante.
Découvrir les agents IAUn espace pour le nouvel arrivant, le manager et la RH : déposer des documents, consulter les informations autorisées, suivre ses demandes et valider.
Voir notre approche| Préparation | Équipe | Suivi |
|---|---|---|
| Dossier collaborateur | RH | À vérifier |
| Ordinateur | IT | Préparé |
| Programme d’accueil | Manager | Partagé |
| Documents d’entrée | RH | Reçus |
Suivi des onboardings, des validations et des tâches en retard : ce qui est prêt, ce qui bloque, qui doit agir.
Voir notre approcheUn parcours peut varier selon le poste, le site, la date d’entrée, le matériel et les accès nécessaires. Les règles sont définies et testées avec vos équipes.
Selon votre besoin, nous pouvons concevoir un portail documentaire, automatiser les demandes et utiliser une analyse assistée par IA pour repérer des informations manquantes. Les pièces sensibles et les décisions restent soumises aux contrôles et habilitations définis.
Les responsables reçoivent les actions qui les concernent, avec le contexte utile.
Les relances suivent les échéances convenues. Une donnée incomplète, un report d’arrivée ou un incident déclenche une exception visible plutôt qu’un silence.
Les étapes en retard sont visibles ; les points bloquants sont remontés avant l’arrivée.
L’arrivée de Camille est préparée. Chaque équipe retrouve ses actions, ses échéances et les validations en attente.
RH, IT et managers suivent les actions terminées, attendues ou bloquées. Le projet comprend les tests, la recette et la documentation prévus au cadrage.
La méthode de connexion dépend du logiciel, du module et des accès disponibles : API, connecteur ou échange de fichiers convenu.
Votre ATS peut être Teamtailor, votre SIRH Personio. Nous vérifions les API, les événements disponibles et les intégrations natives avant de concevoir le workflow. Retrouvez aussi nos automatisations de processus RH.
Découvrir les intégrations logiciels RHUne arrivée peut commencer dans Teamtailor, se poursuivre dans Personio, puis mobiliser les équipes RH, IT et managers. Nous examinons les intégrations natives, les API et les permissions avant de concevoir le workflow complémentaire.
Chaque information conserve sa source de référence. Les décisions sensibles restent humaines et les exceptions sont suivies.
Les connexions et permissions sont à vérifier pour chaque environnement. Ces exemples ne constituent pas des intégrations déjà déployées.Un responsable, une échéance, un suivi commun.
Avant le premier jour · validation ITUne entreprise multisite recrute un responsable de magasin. Qreew pourrait concevoir un parcours réunissant ses logiciels existants, un espace de suivi adapté aux managers, les demandes RH et IT, des contrôles documentaires assistés lorsque pertinents et la gestion des exceptions. Voici comment cette solution pourrait fonctionner, selon les outils et autorisations disponibles.
Une embauche confirmée dans votre processus de recrutement ouvre un parcours selon les données et permissions disponibles.
Source possible : TeamtailorLes tâches RH, documents, demandes IT et actions du manager sont attribués selon le site, la fonction et la date d’arrivée.
Coordination : SIRH et PersonioLes pièces manquantes, reports et validations en attente sont identifiés et adressés à la personne habilitée.
Règles : Sécurité et gouvernanceAvant le jour J, chacun visualise ce qui est prêt, ce qui bloque et ce qui doit encore être validé.
Suivi : Workflows RHUn logiciel standard convient quand votre processus est simple et proche de ses fonctions. Une solution sur mesure devient pertinente quand vous avez plusieurs sites, plusieurs outils ou beaucoup d’exceptions.
| Critère | Logiciel d’onboarding standard | Solution sur mesure Qreew |
|---|---|---|
| Mise en place | Configuration d’un produit existant. | Conception autour de votre organisation et de vos règles. |
| Adaptation aux postes et aux sites | Parcours souvent standards, à ajuster. | Parcours définis avec vous selon le poste, le site et la date d’arrivée. |
| Lien avec vos logiciels | Selon les connecteurs proposés. | Étudié avec votre ATS, votre SIRH, la signature et la messagerie. |
| Contrôles humains | Variables selon le produit. | Validations placées là où vous le décidez. |
| Évolution | Dépend de la feuille de route de l’éditeur. | Le périmètre évolue avec vos besoins. |
Comparaison générale, à confirmer selon l’outil et votre situation. Nous pouvons aussi vous aider à choisir un logiciel standard si c’est la bonne réponse.
Un projet peut nécessiter un workflow, un agent IA, une intégration, un portail ou une refonte du processus lui-même. Nous analysons d’abord vos pratiques, vos logiciels, vos contraintes et vos validations. Puis nous définissons l’architecture et les livrables adaptés, avec tests, documentation et modalités de supervision convenues.
Découvrir notre méthode de réalisationÉvénements, responsables, logiciels et exceptions.
Parcours RH, architecture, intégrations, interfaces sur mesure et usages IA justifiés.
Développement, tests métier, recette, documentation et supervision convenues.
Deux minutes, sans engagement. Vos réponses ne sont envoyées que si vous le demandez.
Cinq questions sur vos arrivées, vos outils et vos équipes.
Un repère immédiat : onboarding sain, ruptures coûteuses ou besoin d’une solution sur mesure.
Trois pistes concrètes adaptées à votre situation, par email si vous le souhaitez.
Un échange de 30 minutes pour étudier votre cas, résultats en main.
Faire de l’embauche confirmée le point de départ du parcours.
LireRelier votre SIRH au reste du parcours d’arrivée.
LireLes critères pour choisir, honnêtement.
LireCe qui fait varier le budget et comment mesurer le retour.
LireAvant, pendant et après l’arrivée : à cocher et à imprimer.
LireL’automatisation de l’onboarding RH consiste à organiser les opérations déclenchées par l’arrivée d’un collaborateur : création du parcours, demandes documentaires, préparation du matériel, coordination des managers, contrôles et relances. Elle évite de reconstruire manuellement le même parcours à chaque recrutement. Mais l’enjeu dépasse les seules automatisations : selon l’organisation, Qreew peut aussi concevoir un portail d’accueil, connecter plusieurs logiciels ou intégrer une assistance par agent IA pour des tâches d’analyse précisément encadrées.
Par exemple, lorsqu’une embauche est confirmée, les responsables peuvent recevoir leurs actions et leurs échéances, tandis que les exceptions restent visibles et que les décisions sensibles nécessitent une validation humaine. Découvrez nos workflows RH sur mesure.
Oui, dans de nombreux cas, une solution d’onboarding peut être construite autour d’un SIRH existant, sans le remplacer. Nous commençons par étudier les fonctions natives, les API, les événements disponibles, les exports autorisés et les règles de sécurité. L’objectif est de conserver une source de référence pour les données collaborateurs et d’éviter les doubles saisies ou les synchronisations contradictoires.
Par exemple, votre SIRH peut rester le référentiel du dossier tandis qu’une interface dédiée permet au manager de suivre les préparatifs et qu’un workflow coordonne les demandes IT. Si le logiciel ne permet pas certains échanges, nous le signalons et proposons un fonctionnement compatible avec ses limites. L’intégration ne doit jamais être promise avant vérification technique. Explorez notre page sur Personio.
Un changement de date ou un dossier incomplet ne devrait pas obliger les RH à reconstruire manuellement toutes les tâches. Une solution bien conçue détecte l’information modifiée ou absente, identifie les étapes concernées et applique les règles convenues : recalcul d’échéances, notification du responsable, suspension d’une action ou demande de validation.
Par exemple, si l’arrivée est reportée, les demandes de matériel et le programme d’accueil peuvent devoir être replanifiés, tandis qu’une autorisation déjà accordée peut nécessiter une vérification spécifique. Les informations incertaines ne doivent pas être utilisées comme si elles étaient validées. Nous définissons ces cas avec les RH et l’IT pendant les tests, y compris les procédures de reprise lorsqu’une connexion échoue. En savoir plus sur les workflows RH.
Une solution d’onboarding peut être conçue pour respecter le RGPD, mais la conformité ne découle pas automatiquement de l’utilisation d’un logiciel ou d’un agent IA. Elle dépend des finalités poursuivies, des bases juridiques applicables, des catégories de données traitées, des durées de conservation, des habilitations et des mesures de sécurité réellement mises en place.
Lors du cadrage, il faut notamment déterminer quelles équipes ont besoin de quelles informations, éviter les transferts inutiles et encadrer les accès des prestataires. Les éventuels usages d’IA nécessitent une attention particulière à la confidentialité et aux données transmises. Les validations juridiques et les responsabilités de l’entreprise restent à définir avec ses interlocuteurs compétents. Consultez notre page sécurité et gouvernance.
Le coût dépend d’abord du périmètre réel du projet. Un parcours avec quelques règles et une connexion autorisée n’implique pas le même travail qu’une solution multisite intégrant plusieurs systèmes, un portail, des contrôles documentaires, des habilitations et une supervision. Le nombre de profils, la qualité des données, les accès techniques et les exigences de sécurité influencent aussi la charge de conception et de tests.
Le cadrage doit permettre de distinguer la conception, le développement, les intégrations, la recette, la documentation et les éventuels coûts récurrents d’hébergement, d’outils ou de maintenance. Nous ne présentons pas de prix fictif avant d’avoir compris votre environnement. Pour obtenir une proposition pertinente, décrivez-nous votre projet et vos principales difficultés.
